Planificación en Cuarentena ¿Cómo hacer una reunión virtual vía chat con audio y obtener acuerdos y resultados?

Por Nathalia González Ojeda

En tiempos de distanciamiento social y ensimismamiento digital, es posible utilizar las plataformas de mensajería multimedia instantánea a favor de causas comunes.

En Tinta Violeta, donde me propongo, entre tantas cosas, aportar a la organización del trabajo en equipo de alta incidencia, hemos estado probando las reuniones vía WhatsApp.

¿Cómo lo hacemos?

A través de un grupo de trabajo creado para tal fin. Si, un grupo, en el que en cualquier momento perdemos el rumbo y amanecemos con 300 mensajes y con la angustia de querer leerlos todo y no perderse nada.

¿Qué metodología utilizamos?

  1. Acordamos previamente día y hora de la reunión virtual por los métodos de toma de decisiones acostumbrados que, en nuestro caso, es el consenso. Si nadie se opone a la opción propuesta y apoyada por algunas, seguimos adelante!.

  2. Se elabora colectiva y previamente la agenda de reunión, que puede ser ambiciosa siempre que se sea firme con la hora de inicio y fin de la reunión y la premisa de “lo pendiente queda para después”. En ese sentido, se inicia con los puntos de mayor importancia y que requieran de más debate.

  3. Se decide el tiempo de reunión de máximo 2 horas, recomendado 1 y 1/2 horas.

    Esfuerzo titánico si se tienen niñes pequeñes, pero más adelante hay pros que apuntan a atender esta dificultad.

  4. Se publica en el chat la agenda de reunión con:

✔Puntos de agenda

✔ Hora de inicio

✔ Hora de finalización

Y…

… Aquí el aporte real:

Metodología en 10 pasos

  1. Se abordan uno a uno los puntos de agenda.

  2. Se abre una primera ronda de intervenciones vía 1 o 2 mensajes de voz, si lo que se tiene por decir es extenso (>1 minuto).

  3. La moderadora/sistematizadora lleva el derecho de intervención y espera un tiempo prudencial de escucha para autorizar la siguiente intervención.

  4. Finalizada la primera ronda, la moderadora/sistematizadora comparte el resumen en caliente vía mensaje escrito.

  5. Se abre segunda ronda de intervenciones vía audio con indicaciones precisas que aporten para desanudar los nudos.

  6. Se continúa con el registro en vivo. La moderadora/sistematizadora identifica las acciones pendientes resultantes de los acuerdos e invita a la distribución de responsabilidades.

  7. Se abre una tercera y última ronda para asumir responsabilidades / fechas del punto en discusión.

  8. La moderadora/sistematizadora comparte el resumen de acuerdos hasta el momento.

  9. Llegada la hora de finalización, que no es lo mismo que haber abordado toda la agenda:
  • a) Se cierra la reunión y se dejan pendientes los puntos sin acuerdo.
  • b) Se acuerda fecha/hora/temática del siguiente encuentro.
  1. La moderadora / sistematizadora envía el resumen final y cierra el debate de punto se agenda y reunión.

Paréntesis. Los audios podemos escucharlos mientras hacemos alguna otra cosa, especialmente útil si tenemos niñes o afectos que demanden nuestra atención.

Detalles de la sistematización

El registro en caliente elaborado por la moderadora/sistematizadora es compartido por cada aporte significativo en las intervenciones, identificando y registrando lo siguiente por cada punto de agenda:

✔ Enunciado de idea, si la misma es una opción por desarrollar.

✔ Enunciado y relatoría de la idea si es un aporte argumentado para el debate.

✔ Acuerdos tácitos y explícitos.

✔ Nudos del debate o puntos en disputa.

✔ Ruta y pasos a seguir para avanzar (acciones, tareas, responsables, fechas).

Recomendaciones

✏Para sistematizar son de utilidad las aplicaciones tipo notas de texto que no están en línea

✏El resumen de puntos y acuerdos se copia, luego, a un documento en línea y se comparte el vínculo, así es más fácil ubicarlo que entre mensajes de un chat

✏La observación desde la moderación es intuitiva; puede y debe proveer los instantes de flexibilización del método para aclaratorias y otras intervenciones que se vislumbren pertinentes.

Interrogantes útiles para cierre

– Se acerca el cierre, ¿Cerramos a la hora o continuamos? Si alguna persona, no puede continuar, ha de emprenderse el cierre a la hora pautada

– Se acerca el cierre o estamos estancadas, está este punto en debate ¿Abrimos una ronda adicional de intervenciones? ¿Misma metodología? ¿Lo dejamos para una próxima reunión?

Nudos de esta metodología

▪ Todo lo relacionado a que es virtual y además sin video. No solo no nos apapachamos, ni tomamos café con pan andino o de guayaba, sino que además ni nos vemos.

▪ El esfuerzo para la moderadora/sistematizadora.

▪ La moderación ha de ser firme al momento de cerrar. Existe la tendencia, al final, a deslastrarnos de los métodos acordados y empezar a chatear alocadamente, especialmente si hay desencuentros y con ellos la necesidad de argumentar nuestra postura. Si lo permitimos, termina por imponerse la opinión de quien tiene más disponibilidad de recursos: tiempo para estar al aire, capacidad de equipos (móviles o fijos o ambos) e internet.

▪ Dependiendo de las características del grupo, puede suceder que en medio de la reunión alguien envíe 4 stickers seguidos, una cadena, un meme, narre alguna cotidianidad o necesidad. No hay reglas ni recomendaciones para esto, toca también fluir con las energías de los equipos, ya bastante difícil es seguir accionando en medio de las circunstancias actuales.

Sin duda, hay otras estrategias, plataformas, métodos y herramientas útiles para estos tiempos: video conferencias, speech to text o transcripciones de audio a texto, close caption o subtitulado en tiempo real. La ventaja de la propuesta planteada es que puede ser llevada a cabo por cualquier grupo o equipo de trabajo que ya esté utilizando la mensajería instantánea sin precisar adecuaciones tecnológicas, capacitaciones y ascenso en la curva de aprendizaje.

A quienes nos leen:

¿Qué les parece?

¿Qué método han utilizado y les ha funcionado?

¿Qué agregarías?